新型コロナウイルス感染症の影響によって働き方が変化しています。新しい生活様式を日常生活に取り入れ、毎日通勤出社する生活から在宅勤務へ移行。特にデスクワークなどどこでもできる仕事に携わっている方は、極力出社を控え、ウェブ会議やチャットを導入して働き方のスタイルがテレワークに急速に変わりつつあります。
マネジメント層の方々のなかには、新型コロナウイルスを契機に、場の共有の大切さやリモートでも対応可能なところなど、いままでの働き方では分からなかった業務メリットを認識した方も多くいるでしょう。仮に収束しても、オフィスを半減したり解約をしたり、業務改革の推進計画を立案したり、働き方が元に戻らず、在宅勤務が定着する兆しもあります。
シングスで行う制作開発や保守管理サービスでも、以前からチャットツールを使ってクライアントと業務を円滑に進めてきたため、業務に影響はほとんどなく進められました。とくに保守管理サービスでは、事業継続計画として機能し障害対応や復旧対応をあらかじめ立案しているため影響を最小限にとどめています。
周りを見渡すと、多くの企業で急遽在宅勤務の環境を整備するところがたくさんありました。PCやネット環境を整えたり、ウェブ会議にチャットに対応したり、慣れないことばかり。
今回チャットツール「チャットワーク」を取り上げて、グループチャットでのお作法としてこれだけ押さえれば、スムーズに参加できてコミュニケーションが取りやすくなるポイントを 3 つ紹介したいと思います。もちろん他のチャットツールでも通用する基本的なことですので応用してみてください。
はじめてグループチャットに参加してみたけどやり取りはどうすれば、いいのか分からないこともあるでしょう。使い続けて慣れてくれば徐々にわかってきますが、はじめの一歩として参考になれば幸いです。
なぜ「チャットワーク」を使うの？
チャットツールは、チャットワーク他、Slack や Microsoft Teams、LINE WORKS などビジネス用途だけでもたくさんあります。その中で「チャットワーク」をメインで使っているいちばんの理由は、フラットな関係性をつくりたいから。
チャットツールを使うだけでも拒否感を持ったり、他ツールと違ってエンジニア優位に見えなさそうなところから。チャットルーム毎の対象は、ブロガーなど個人の方、小規模から中小中堅の企業と多彩なため対応しやすい。グループチャットに参加する方は、直接の担当者はじめ、社長、総務など管理部門の方など様々な関係者が複数の方が入っています。コミュニケーションの取りやすさと双方向的に情報共有ができる環境を作って、チャットツールを初めて使う方やITに疎い方にも使えるように心がけています。
場をオープンに共有する意識の会話に慣れよう
グループチャットでは、通常のダイレクトな 1対1 のチャットや閉じられた中での数人の限られた人との会話と違い、参加者すべての方と一緒にチャットルームの場をオープンに共有する意識を持つことが大切です。
お互い持っている問題意識や課題を共有し、今何が問題なのか現状を多角的に把握しやすくなります。問題解決のアイデアもたくさん出やすい。履歴が残るので、進捗も随時把握できる。引き継ぎ業務も容易になります。次第に先を見越した取り組みを行うことができるようになり、業務遂行も早まります。
グループチャットに初めて参加する方には、テキストでの会話に慣れることが大切です。
まずは「メッセージを入力」欄でメッセージを送信してみましょう。チャットワークには、あらかじめ自分だけのチャットができる「マイチャット」があります。そこでメッセージ投稿の練習をしてもいいでしょう。
メッセージを入力する
また慣れないときは、一行ごとにメッセージを複数回送信してしまう方をたまに見受けられます。「メッセージを入力」欄は複数行の入力をして送信できます。メッセージを受け取る側はメッセージが来るたびに通知音がなったり、バイブレーションが発動するので、複数のメッセージを送るときは、話題で切り分けるなど適切な長さのメッセージを送る配慮を心がけましょう。
誰に向かって会話をしているか分かるようにしよう
グループチャットは、参加者全員で会話すべてを共有する場になります。その場である特定の人や複数人の人だけにメッセージを送りたいときがあります。複数の人が参加するグループチャットでは、会話の流れを見える化する上でも相手を呼びかけ明確にすることは大切です。
よく見られるのは、メールの使い方を引きずっている方です。使い続けていくうちにチャットに慣れてくれば次第になくなりますが、メッセージの冒頭に挨拶文を付けたり、〇〇様と宛先を付けたり。
全員に共有する場合、そのままメッセージを送るといいのです。しかし、そのメッセージが誰に対して発言している場合は、誰かがわからないので、誰に向かって会話しているか分かるようにしたほうがいいでしょう。
チャットツールには誰に呼びかけるか参加者を指名できる機能があります。チャットワークでは「TO機能」です。
「TO」アイコンをタップすると、グループチャットの参加者一覧が表示されます。そこから参加者をタップして選んで (複数人も可) メッセージを送るだけです。
メッセージの相手を指名する:TO機能
メッセージには、誰に向かっての発言かがわかるので、返事ももらいやすく、グループチャットでは会話の流れが把握しやすくする配慮を心がけましょう。
会話が続くように返信をしよう
メッセージには、できる限り返信しましょう。メッセージに対して返信メッセージが送れるので、返事を返して疑問に思うところを遠慮なく聞いてみたり、意思の疎通を図って相互理解を深めましょう。グループチャットは、そのやり取りの回数を重ねることが、自分だけでなく周りの参加者にも共通認識が深まり、信頼感の醸成に繋がります。
メッセージを返信する
また報告や連絡に対していちいち返事を返すのが正直面倒なところもあります。特に定時または定型的なメッセージの場合。その場合は、絵文字でリアクションだけでも返すようにしましょう。円滑なコミュニケーションにとってメッセージに対して何も反応しないよりましになるかと思います。
メッセージにリアクションする
以上を心がけるだけでも参加者全員で会話の流れが把握しやすく、コミュニケーションの取りやすさと情報共有に役立つグループチャットの場になるかと思います。是非参考にしてみてください。